Apakah kamu seorang pebisnis yang ingin memaksimalkan pengelolaan keuangan perusahaan? Jika Iya, salah satu hal penting yang harus dipahami adalah istilah Account Payable (AP). Memang, apa itu Account Payment?
AP merupakan salah satu aspek yang sangat vital dalam pengelolaan keuangan perusahaan, terutama dalam pengelolaan utang dan pembayaran tagihan. Sayangnya, masih banyak pebisnis yang belum paham bagaimana cara mengelolanya dengan baik.
Mengutip dari situs Investopedia, Account Payable (AP) atau bisa disebut Payable, merujuk kepada sebuah kewajiban jangka pendek yang terjadi antara perusahaan dengan kreditur atau supplier/vendornya yang belum dibayar.
Nah, istilah AP biasanya digunakan saat perusahaan akan membeli kebutuhannya secara kredit. Selain itu, istilah tersebut juga digunakan perusahaan saat mereka akan membeli suatu barang atau jasa dengan sistem uang di muka.
Biar kamu jadi lebih paham mengenai AP, berikut ini ada cara kerja atau workflow-nya, peran hingga tugas dari seorang staff AP itu sendiri. Yuk, disimak!
Cara Kerja atau Workflow Account Payable
Cara kerja atau alur kerja Account Payable dimulai dengan penerimaan invoice atau tagihan dari vendor atau supplier oleh perusahaan yang melakukan pembelian produk atau jasa. Invoice tersebut kemudian akan diteruskan ke departemen terkait.
Setelah invoice diterima, staff Account Payable akan memverifikasi keabsahan invoice tersebut dan memastikan bahwa tidak ada duplikat tagihan.
Jika invoice valid, staff AP akan meminta persetujuan pembayaran kepada manajemen. Setelah persetujuan diberikan, maka proses pembayaran dapat dilanjutkan.
Baca juga: 5 Tugas Staff Account Receivable yang Perlu Kamu Ketahui
Bagaimana Peran Penting Account Payable?
Account Payable harus sering dilakukan pengecekan, hal ini bertujuan agar perusahaan mengetahui dan memahami kewajiban yang harus dilakukan untuk melunasi hutang mereka.
Agar hutang tidak menumpuk dan memberikan beban pada perusahaan, penting untuk segera melunasi hutang tersebut. Selain itu, proses bisnis antara perusahaan dan pelanggan juga dapat berjalan dengan lancar.
Penting juga bagi perusahaan untuk memastikan bahwa proses Account Payable dilakukan secara akurat dan efisien. Nah, berikut ini ada beberapa caranya, diantaranya:
- Menerapkan sistem pengelolaan keuangan yang baik meliputi proses pencatatan yang akurat, pemisahan tugas, dan prosedur kontrol yang ketat.
- Melakukan rekonsiliasi bulanan untuk memastikan bahwa jumlah hutang yang tercatat di akun AP sesuai dengan jumlah hutang yang sebenarnya.
- Memastikan bahwa dokumen tagihan yang diterima dari vendor atau supplier lengkap dan akurat untuk membantu mempercepat proses verifikasi dan persetujuan pembayaran.
- mengoptimalkan proses pembayaran dengan cara melakukan pembayaran secara berkala dan teratur agar menghindari penumpukan hutang dan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.
Tugas dari Account Payable Staff
Staff Account Payable memiliki tugas sebagai berikut:
Melakukan Koordinasi dengan Bagian Supply Chain
Pembelian atau transaksi yang dilakukan oleh pihak perusahaan pasti akan melibatkan banyak orang, seperti divisi penjualan, vendor, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, staff Account Payable harus bisa berkoordinasi dengan seluruh pihak yang terkait dengan cepat dan tepat.
Koordinasi wajib dilakukan agar pembelian yang dilakukan sesuai dengan rencana sebelumnya. Selain itu, pihak dari AP juga harus tahu alur siklus supply chain, agar bisa memastikan bahwa barang bisa tiba dengan selamat.
Melakukan Pencatatan dan Pembayaran Saat Melakukan Pembelian
Staff account payable harus mencatat pembayaran tersebut dengan lengkap dan akurat. Ini dilakukan bertujuan agar bisa memverifikasi data jika terjadi kesalahan data dokumen yang terjadi di lapangan suatu saat nanti.
Setelah melakukan pencatatan, maka staff AP juga melakukan pembayaran berdasarkan kesepakatan antara perusahaan dengan supplier atau vendor.
Membuat Laporan Neraca Pembelian
Seorang karyawan AP harus bisa membuat laporan keuangan yang menunjukkan semua transaksi pembelian yang telah dilakukan perusahaan dalam periode waktu tertentu.
Baca juga: 5 Contoh Surat Jalan Untuk Referensi Bisnismu!
Itu dia penjelasan mengenai Account Payable. Biar kamu lebih mudah menjalankan kegiatan akuntansi yang rumit seperti AP, kamu bisa gunakan aplikasi yang bisa membantu kamu jadi lebih praktis, yaitu Paper.id.
Paper.id membantu bisnis kamu seperti mengirim invoice ke pelanggan, bayar penagihan bisnis dengan kartu kredit, serta mendapatkan promo kartu kredit, hingga pencatatan keuangan dengan mudah.
Yuk, raih kesuksesan bisnis kamu dengan menggunakan Paper.id sekarang juga dengan klik tombol di bawah ini. Gratis, lho!
