Dalam proses invoicing kita mengenal istilah invoice matching. Invoice matching adalah proses perbandingan informasi yang tertera pada invoice dengan dokumen tambahan seperti nota pembelian barang.
Invoice matching dilakukan saat barang yang dipesan oleh perusahaan disiapkan oleh vendor sesuai dengan surat PO. Artinya pembeli sudah membuat daftar permintaan barang atau jasa yang dibutuhkan, mulai dari jumlah barang, serta harga. Setelah daftar permintaan disetujui, surat pemesanan dibuat dan dikirimkan kepada vendor.
Baca juga: COGS, cara dan analisa perhitungannya untuk bisnis
Kesulitan Invoice Matching Secara Manual
Kejadian terburuk yang mungkin dialami oleh bagian keuangan sebuah perusahaan adalah kehilangan dokumen penting seperti invoice, purchase order, atau dokumen pengiriman barang. Seperti yang kita ketahui Invoice matching adalah proses pencocokan antara isi invoice, purchase order, serta dokumen pengiriman barang yang dibeli.
Proses ini penting untuk memastikan bahwa invoice yang anda terima cocok dengan purchase order yang dibuat. Selain itu, invoice matching berguna untuk memastikan isi PO dan invoice serupa dengan dokumen pengiriman. Sehingga barang yang dikirim oleh penjual dan barang yang diterima di tangan anda tidak mengalami perubahan sedikit pun.
Ketika salah satu unsur dari invoice matching tidak mencukupi, kebingungan akan terjadi. Contohnya; divisi keuangan merasa tidak pernah melakukan pembelian tetapi tiba-tiba menerima invoice. Jika kita melakukan invoice matching secara manual, prosesnya akan memerlukan waktu yang relatif lama.
Terutama pada saat dilakukannya pengecekan invoice dengan barang yang telah di pesan. Dengan menggunakan software dapat mempermudah pembayaran baik vendor ataupun pelanggan, dan perhitungan akuntansi yang terintegrasi, juga untuk pemenuhan kontrak pembelian serta dengan mudah mendeteksi kemungkinan adanya penipuan invoice.
Saat informasi dalam invoice tidak sesuai dengan data yang ada di dalam surat pemesanan, maka telah terjadi sebuah penyimpangan. Penyimpangan ini harus diperiksa dan ditangani oleh seseorang yang bertanggung jawab dalam pembelian barang tersebut. Dalam banyak kasus, ini bisa jadi tugas yang rumit dan membosankan.
Akan tetapi dengan menggunakan software akuntansi dapat mempermudah dan mempersingkat prosesnya dengan mengenali penyimpangan secara otomatis dan mengirimkan hanya baris spesifik dalam invoice pada orang yang tepat untuk diperiksa dan memberi keputusan.
Baca juga: Cara mudah untuk menghitung ROI usaha secara praktis
Two, Three and Four-Way Matching
Mungkin kita pernah mendengar tentang perbedaan tingkatan dalam invoice matching. Hal ini merujuk pada suatu dokumen pendukung dalam invoice yang sudah sesuai.
- 2 way matching membuktikan bahwa terdapat suatu informasi dalam invoice sesuai dengan surat pesanan yang sejak awal dikirimkan
- 3 way matching membuktikan bahwa terdapat suatu informasi dalam invoice sesuai dengan surat pesanan dan nota pembelian
- 4 way matching menambahkan kriteria lain untuk memverifikasi bahwa detail invoice juga sesuai dengan penerimaan atau memeriksa dokumen jika cara ini sudah termasuk dalam proses pembelian
Sebagian besar perusahaan menggunakan pencocokan 3 arah. Untuk menggunakan pencocokan 3 arah secara otomatis, anda harus memastikan bahwa data utama, termasuk buku kas vendor, detail surat pemesanan dan nota pembelian memiliki data yang valid dan cocok.
Tidak hanya berusaha agar pelanggan membayar invoice secepat mungkin, namun ada baiknya membiasakan perusahaan anda mulai melakukan invoice matching guna mengurangi masalah atau kendala yang mungkin timbul dikemudian hari. Serta jangan lupa untuk selalu mengarsipkan data invoice tidak hanya pada perangkat, namun juga pada google drive atau dropbox sebagai backup data.
