Menurut laporan Credit Research Foundation dari Zoho, sekitar 61% keterlambatan pembayaran disebabkan oleh masalah administrasi seperti salah dalam membuat invoice. Maka dari itu, invoice atau faktur harus jelas agar terhindar dari kesalahan tersebut.
Invoice yang akurat informasinya mencerminkan bahwa bisnis yang sedang kamu jalani penuh profesionalisme dan berfungsi sebagai ekuitas merek, serta membantu mempertahankan lebih banyak pelanggan.
Sebaliknya, invoice yang tidak akurat cenderung akan membingungkan pelanggan, menurunkan minat mereka untuk berbisnis dengan kamu, dan menyebabkan penundaan pembayaran yang berakibat mempengaruhi arus kas bisnis kamu.
Lantas, bagaimana cara terbaik membuat invoice atau surat tagihan untuk pelanggan? Berikut 8 langkah membuat surat tagihan atau invoice/faktur agar kamu terhindar dari keterlambatan pembayaran.
Baca juga: Contoh Surat Tagihan Pembayaran Dan Penjelasannya
Cara Membuat Invoice
Agar surat tagihan bisnis kamu terkesan jelas dan akurat, berikut beberapa komponen penting yang harus kamu sertakan dalam invoice atau surat tagihan kamu, diantaranya:
-
Masukkan Merek Invoice
Surat tagihan atau invoice harus disesuaikan dengan merek bisnis kamu, ini membantu meningkatkan kesadaran pelanggan. Warna, font, logo, dan komponen branding lainnya membuat invoice terlihat lebih profesional dan mencerminkan nilai yang ingin diwakili oleh bisnis kamu kepada pelanggan.
Setelah itu, pastikan juga desain surat tagihan sesuai dengan elemen dan warna situs web, media sosial, dan halaman konten lainnya, karena ini sangat penting untuk menjaga konsistensi dan akan membuat mudah dikenali seluruh pelanggan.
-
Tambahkan Header Profesional
Mulai faktur dengan header profesional yang menyertakan nama bisnis, logo bisnis (jika ada), alamat, dan informasi kontak. Setelah itu, tambahkan juga nama bisnis klien, nama kontak, dan informasi kontak.
Contoh Header Invoice atau Surat Tagihan (Photos by Quickbooks)
Sertakan Informasi Tagihan
Beri label dokumen dengan kata “Invoice” agar pelanggan dapat mengidentifikasinya dengan mudah. Sertakan nomor ID faktur unik untuk melacak transaksi kamu. ID faktur biasanya berupa alfanumerik dan mencakup informasi khusus seperti nama proyek atau tanggal penerbitan faktur.
-
Cantumkan Tanggal
Cantumkan tanggal pengiriman barang/jasa (tanggal persediaan) dan tanggal faktur diterbitkan, untuk menentukan garis waktu dan melacak pembayaran.
Baca juga: Contoh Surat Tagihan Untuk Mendapatkan Pembayaran 2 Kali Lebih Cepat
-
Beri Deskripsi Barang/Jasa yang Dikirim
Invoice harus mencantumkan semua barang yang dijual atau layanan yang diberikan. Sertakan setiap item yang terjual, kuantitasnya, tarif per unit, dan subtotal. Untuk layanan, sertakan waktu yang dihabiskan untuk setiap item dan berikan detail untuk layanan spesifiknya.
-
Sertakan Detail Pajak dan Total Uang yang Terutang
Persyaratan pembayaran menentukan kapan dan bagaimana bisnis mengharapkan pelanggan membayarnya. Ini harus mencakup:
- Tanggal penerbitan faktur
- Tanggal pembayaran yang diharapkan
- Metode pembayaran yang diterima oleh bisnis (kartu kredit, cek, PayPal, dll.)
- Denda keterlambatan pembayaran
- Mata uang yang diterima bisnis
- Ketentuan pembayaran lainnya, termasuk diskon pembayaran awal
7. Sertakan Syarat Pembayaran
Sertakan detail pajak yang berlaku untuk penjualan, yang bervariasi tergantung pada peraturan negara, tarif pajak lokal, jenis bisnis, dan faktor lainnya. Biasanya, ketika faktur memiliki beberapa item baris, kewajiban pajak total dihitung untuk jumlah akhir faktur dan ditampilkan di bagian bawah.
8. Tambahkan Catatan Penjelasan dengan Syarat dan Ketentuan
Meskipun faktur sudah cukup jelas, ada kemungkinan kebingungan. Misalnya, pelanggan mungkin melewatkan bahwa kamu telah menetapkan harga diskon untuk salah satu produk kamu. Untuk mencegah hal ini, kamu dapat menambahkan catatan kaki penjelasan tentang diskon sehingga pelanggan memahami bahwa faktur mendatang mungkin menampilkan tarif yang lebih tinggi untuk produk yang sama.
Baca juga: Contoh Surat Penagihan Invoice Untuk Pelanggan
Contoh Surat Tagihan
Contoh Surat Tagihan (Sumber: Paper.id)
Gambar diatas merupakan salah satu contoh invoice atau surat tagihan yang didalamnya sudah terdapat komponen yang sebelumnya sudah dijelaskan. Nah, kamu pengen membuat invoice pembayaran untuk pelanggan menjadi lebih mudah?
Ya, kamu bisa menggunakan platform Paper.id secara gratis untuk membantu kamu membuat invoice menjadi lebih praktis. Jadi, kamu tidak perlu susah-susah lagi, karena templatenya sudah tersedia. Tertarik? Yuk, klik link ini.
